Współczesny świat finansów i biznesu dynamicznie ewoluuje, a wraz z nim rosną wyzwania związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy (AML) oraz finansowaniu terroryzmu (CFT). Kluczowym elementem w tej walce są wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego (Enhanced Due Diligence – EDD), które mają zastosowanie w sytuacjach podwyższonego ryzyka. Choć ich cel jest jasny – ochrona przed nielegalnymi działaniami – ich prawidłowe wdrożenie często bywa źródłem poważnych problemów dla wielu instytucji. Co więcej, warto podkreślić, że wzmożone środki bezpieczeństwa to filar AML, a za ich brak lub nieprawidłowe stosowanie grożą najdotkliwsze kary.
Realne Problemy z Wdrażaniem Wzmożonych Środków Bezpieczeństwa
Zgodnie z polską Ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, instytucje obowiązane (w tym firmy z sektora finansowego, gier hazardowych, kantorów walut wirtualnych czy nawet niektóre kancelarie prawne) muszą stosować EDD w przypadku, gdy ocena ryzyka wskazuje na podwyższone ryzyko prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Niestety, wiele organizacji boryka się z następującymi wyzwaniami:
- Brak klarownych procedur i know-how: Często działy odpowiedzialne za AML nie wiedzą, jak dokładnie przeprowadzić proces EDD. Brak szczegółowych wytycznych wewnętrznych i zrozumienia przepisów prowadzi do niepewności i paraliżu decyzyjnego.
- Obawa przed błędami i konsekwencjami: Instytucje boją się stosować wzmożone środki, nie mając pewności, czy ich działania są zgodne z przepisami. Błędy w procedurach AML mogą skutkować wysokimi karami finansowymi nakładanymi przez organy nadzoru, takie jak Generalny Inspektor Informacji Finansowej (GIIF).
- Złożoność procesów: Przeprowadzenie EDD często wymaga pozyskania wielu dodatkowych informacji, weryfikacji źródeł majątku klienta, akceptacji kadry kierowniczej wyższego szczebla oraz intensywnego monitorowania transakcji. To wszystko może być czasochłonne i wymagać znacznych zasobów.
- Brak odpowiednich narzędzi: Wiele firm polega na manualnych procesach, które są podatne na błędy i nieefektywne. Tradycyjne metody weryfikacji tożsamości klienta w przypadku braku fizycznej obecności (np. dla klientów zagranicznych lub korzystających z usług online) są często niewystarczające.
- Specyfika branż wysokiego ryzyka: Branże takie jak kryptowaluty, ze względu na swoją specyfikę, są uznawane za obszar podwyższonego ryzyka prania pieniędzy. Wymagają one szczególnie restrykcyjnego podejścia do AML, a każda niedoskonałość może prowadzi do poważnych konsekwencji.
Jak Skutecznie Wdrożyć Wzmożone Środki Bezpieczeństwa? Innowacyjne Rozwiązania
W obliczu tych wyzwań, rynek potrzebuje rozwiązań, które nie tylko zapewnią zgodność z przepisami, ale także usprawnią i ułatwią procesy EDD. Oto kierunki, w których zmierza rozwój narzędzi wspierających wzmożone środki bezpieczeństwa:
- Zintegrowane Moduły Wsparcia EDD: Nowoczesne rozwiązania IT, które automatyzują i standaryzują procesy EDD, są kluczowe. Taki moduł, dostępny na przykład w ramach intuicyjnego systemu do zarządzania AML, powinien prowadzić użytkownika “krok po kroku” przez cały proces, sugerując wymagane dane i dokumenty.
- Wideoweryfikacja z Predefiniowanymi Scenariuszami: W przypadku konieczności zdalnej weryfikacji klienta, narzędzia do wideoweryfikacji mogą być niezwykle pomocne. Idealne rozwiązanie powinno oferować predefiniowane scenariusze rozmów, wyświetlające prośby do klienta (np. “Pokaż dowód osobisty”) i podpowiadające administratorowi, jak przeprowadzić rozmowę. Dzięki temu proces jest ustandaryzowany, a ryzyko błędu minimalne, a wdrożenie takiej funkcji w platformie do AML, np. AMLubisie, może znacząco odciążyć działy compliance.
- Self-Service dla Klienta: Wprowadzenie możliwości, aby klient samodzielnie, za pośrednictwem bezpiecznego portalu, dostarczył wymagane dokumenty i informacje, może znacznie przyspieszyć proces. System mógłby wyświetlać klientowi listę zadań i pytań, a po ich wypełnieniu, instytucja mogłaby je zweryfikować. Ważne jest, aby na koniec procesu nadal istniała możliwość akceptacji lub podjęcia decyzji przez odpowiedzialną osobę.
- Ujednolicone Procesy: Stworzenie jednego, spójnego procesu dla wszystkich klientów wysokiego ryzyka, niezależnie od branży, ułatwia zarządzanie i szkolenie personelu. Wyniki tego ujednoliconego procesu decydowałyby o dalszych czynnościach i głębokości analizy. Automatyzacja tego typu przepływów pracy jest kluczowa dla efektywności operacyjnej.
- Integracja i Skalowalność: Rozwiązania zewnętrzne, które można łatwo zintegrować z istniejącymi systemami IT firmy, są często preferowane, zwłaszcza przez większe organizacje. Dzięki temu unika się kosztownych i czasochłonnych zmian w wewnętrznej infrastrukturze, a platformy takie jak AMLubis są projektowane z myślą o elastycznej integracji.
- Wsparcie dla Rynków Specjalistycznych: Dla branż takich jak kryptowaluty, gdzie ryzyko AML jest z natury wysokie, dedykowane narzędzia do EDD są wręcz “ratunkiem”. Pomagają one spełnić rygorystyczne wymogi regulacyjne i uniknąć poważnych kar.
Podsumowanie
Wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego to nie tylko obowiązek prawny, ale także konieczność w budowaniu zaufania i zapewnianiu bezpieczeństwa w sektorze finansowym. Inwestowanie w innowacyjne narzędzia i jasne procedury nie tylko ułatwia życie instytucjom obowiązanym, ale przede wszystkim skutecznie przeciwdziała praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, chroniąc tym samym cały system finansowy. Odpowiednio dobrane systemy do automatyzacji AML, takie jak AMLubis, mogą znacząco zoptymalizować te procesy.