Jako instytucja obowiązana w Polsce, doskonale wiesz, że przepisy dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML) to nieodłączny element Twojej działalności. Prawdopodobnie wdrożyłeś już procedury KYC (Know Your Customer) i korzystasz z rejestrów, by weryfikować swoich klientów. To świetnie – to kluczowy fundament! Ale czy to wystarczy, aby w pełni spać spokojnie i spełniać wszystkie wymogi Ustawy AML?
Niestety, doświadczenie pokazuje, że poleganie wyłącznie na podstawowym procesie KYC i sprawdzeniu klienta w ogólnodostępnych rejestrach to zbyt mało w obliczu skomplikowanych i wciąż ewoluujących zagrożeń oraz szczegółowych wymogów polskiego prawa. W tym artykule wyjaśniamy, dlaczego pełne AML to znacznie więcej i jak platforma AMLubis.pl może pomóc Twojej firmie osiągnąć pełną zgodność.
Fundament prawny: Polska Ustawa AML
Podstawą prawną Twoich obowiązków w zakresie AML/CFT (przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu) jest Ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.1 To właśnie ta ustawa, implementująca dyrektywy UE, szczegółowo określa, jakie działania musisz podjąć jako instytucja obowiązana.
Często pojawiają się w tym kontekście pojęcia KYC i AML. Choć są powiązane, nie są to synonimy:
- KYC (Know Your Customer): Proces zbierania i weryfikacji danych identyfikacyjnych klienta (imię, nazwisko, adres, PESEL/NIP/REGON, forma prawna itp.), ustalania beneficjenta rzeczywistego oraz poznania celu i charakteru relacji biznesowej. To Twój pierwszy krok, aby dowiedzieć się, kim jest Twój klient.
- AML (Anti-Money Laundering): To szeroki system procedur, kontroli i działań operacyjnych, mających na celu zapobieganie, wykrywanie i raportowanie prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu. AML obejmuje KYC, ale idzie o wiele dalej – to ciągłe monitorowanie, analiza ryzyka, wewnętrzne regulacje, szkolenia i współpraca z organami państwa.
Jak widać, KYC jest zaledwie jednym z narzędzi w arsenale AML. Skupienie się tylko na nim to jak posiadanie drzwi antywłamaniowych bez reszty systemu alarmowego.
KYC i Rejestry: Niezbędne Narzędzia do Weryfikacji Wstępnej
Procedury KYC są kluczowe na początku współpracy z nowym klientem. W Polsce standardowy proces KYC obejmuje:
- Identyfikację klienta (zebranie podstawowych danych).
- Weryfikację tożsamości (potwierdzenie danych na podstawie dokumentów lub innych niezależnych źródeł).
- Identyfikację beneficjenta rzeczywistego (ustalenie, kto faktycznie kontroluje klienta).
- Poznanie celu i charakteru planowanych stosunków gospodarczych.
W ramach tego procesu wykorzystujesz różne dostępne rejestry i bazy danych, takie jak:
- CEIDG (dla jednoosobowych działalności)
- KRS (dla spółek, fundacji, stowarzyszeń)
- CRBR (Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych – kluczowy dla ustalenia beneficjenta rzeczywistego)
- Rejestr PESEL (do weryfikacji osób fizycznych)
- Krajowe i międzynarodowe listy sankcyjne
- Bazy danych PEP (Politically Exposed Persons)
Te działania są niezbędne i stanowią fundament bezpieczeństwa, ale – jak zaraz pokażemy – to dopiero wstęp do pełnych obowiązków.
Dlaczego Samo KYC i Sprawdzenie w Rejestrach NIE Wystarcza?
Ustawa AML nakłada na Twoją firmę szereg wymagań, których nie da się spełnić, wykonując tylko podstawowe KYC i weryfikację w rejestrach na etapie onboardingu. Oto kluczowe obszary, których nie pokrywają same procedury wstępnej weryfikacji:
| Obowiązek Zgodny z Ustawą AML (Przykłady) | Czego Brakuje przy Ograniczeniu się do KYC i Wstępnych Rejestrów? |
| Ocena ryzyka | Brakuje kompleksowej oceny ryzyka całej Twojej działalności oraz bieżącej aktualizacji oceny ryzyka klienta. |
| Bieżące monitorowanie | Nie masz systemu do ciągłego śledzenia i analizy aktywności klienta po jego przyjęciu. |
| Stosowanie adekwatnych środków | Brak mechanizmów do automatycznego stosowania wzmożonych środków (EDD) dla klientów wyższego ryzyka. |
| Raportowanie podejrzanych transakcji | Bez systemu monitorowania trudno jest w ogóle zidentyfikować podejrzane transakcje do zgłoszenia GIIF. |
| Bieżąca aktualizacja danych o kliencie | Dane zebrane na początku mogą szybko stać się nieaktualne (np. zmiana struktury własności, statusu PEP). |
| Wewnętrzna procedura AML | Samo KYC nie zastąpi całościowego dokumentu określającego wszystkie procesy i obowiązki w firmie. |
| Szkolenia pracowników | Wiedza o samym KYC to za mało – pracownicy muszą być szkoleni z wszystkich procedur AML i typologii zagrożeń. |
Tabela pokazuje jasno, że AML to proces ciągły, a nie jednorazowy. Wymaga aktywnego zarządzania ryzykiem, monitorowania i reagowania.
Wyzwanie: Jak Spełnić Wszystkie Te Obowiązki Skutecznie?
Manualne realizowanie wszystkich tych zadań, zwłaszcza przy większej liczbie klientów i transakcji, jest nie tylko czasochłonne i kosztowne, ale przede wszystkim obarczone wysokim ryzykiem błędu ludzkiego i przeoczenia istotnych zagrożeń. Każde niedociągnięcie może mieć poważne konsekwencje.
AMLubis.pl: Twoja Odpowiedź na Kompleksowe Wymagania AML
Właśnie po to stworzyliśmy platformę AMLubis.pl. Nasz system został zaprojektowany, aby kompleksowo wspierać instytucje obowiązane w Polsce w realizacji wszystkich wymogów Ustawy AML, wykraczając daleko poza podstawowe KYC i weryfikację w rejestrach.
Jak AMLubis.pl pomaga Ci osiągnąć pełną zgodność?
| Obowiązek AML (Problem) | Jak Rozwiązuje To AMLubis.pl (Nasze Funkcje)? |
| Ocena ryzyka i jej aktualizacja | AMLubis wspiera procesy oceny ryzyka klienta i transakcji, pozwalając na ich kategoryzację i automatyczną aktualizację w oparciu o zmieniające się dane. |
| Bieżące monitorowanie stosunków i transakcji | Nasz system umożliwia konfigurowalne monitorowanie transakcji w czasie rzeczywistym, identyfikując nietypowe wzorce i generując alerty zgodnie z ustalonymi regułami, pomagając w bieżącej analizie. |
| Stosowanie adekwatnych / wzmożonych środków | AMLubis pozwala na automatyczne stosowanie odpowiednich poziomów środków bezpieczeństwa (w tym EDD) w zależności od przypisanego klientowi ryzyka, zgodnie z Twoją wewnętrzną procedurą. |
| Identyfikacja i raportowanie podejrzanych transakcji | System pomaga w identyfikacji potencjalnie podejrzanych działań poprzez monitorowanie i analizę. Upraszcza i automatyzuje proces przygotowania oraz wysyłki wymaganych raportów do GIIF. |
| Bieżąca aktualizacja danych o kliencie | AMLubis integruje weryfikację w rejestrach i bazach (CRBR, PEP, Sankcje) nie tylko na starcie, ale umożliwia cykliczne re-screeningi, zapewniając aktualność danych o kliencie i jego statusie (np. czy stał się PEP). |
| Wsparcie w tworzeniu i egzekwowaniu procedury | Nasze elastyczne narzędzia i moduły mogą być konfigurowane tak, aby odzwierciedlać i wspierać unikalne procesy opisane w wewnętrznej procedurze AML Twojej firmy. |
| Automatyzacja Weryfikacji (KYC/KYB) | Pełna automatyzacja procesu identyfikacji i weryfikacji klientów indywidualnych (w tym biometria) i biznesowych (weryfikacja w CEIDG, KRS, CRBR). |
| Zarządzanie Sankcjami i PEP | Ciągłe, automatyczne sprawdzanie klientów i transakcji pod kątem list sankcyjnych i baz PEP, minimalizując ryzyko przeoczenia. |
AMLubis.pl to kompleksowe narzędzie, które przenosi Twój proces AML z poziomu podstawowego KYC na poziom zaawansowanego systemu zarządzania zgodnością i ryzykiem, zgodnego z rygorystycznymi wymogami polskiej Ustawy.
Nie Ryzykuj Poważnych Konsekwencji – Postaw na Pełną Zgodność
Zaniedbanie pełnych obowiązków AML to nie tylko kwestia potencjalnych błędów operacyjnych. To przede wszystkim realne ryzyko prawno-finansowe. Polska ustawa przewiduje dotkliwe sankcje za nieprzestrzeganie przepisów:
| Rodzaj Konsekwencji za Naruszenie AML | Co Grozi Twojej Firmie i Tobie? |
| Wysokie Kary Finansowe | Dla instytucji obowią zanej nawet do równowartości 5 000 000 euro lub do 10% obrotu z poprzedniego roku obrotowego. Dla osoby odpowiedzialnej (np. członka zarządu) nawet do 20 000 000 zł. |
| Odpowiedzialność Kadry Zarządzającej | Członkowie zarządu i inne osoby zarządzające mogą ponosić osobistą odpowiedzialność, w tym karną. |
| Zakaz Pełnienia Funkcji | Możliwość nałożenia czasowego lub dożywotniego zakazu pełnienia stanowisk kierowniczych w firmach podlegających Ustawie. |
| Cofnięcie Zezwolenia/Koncesji | W najpoważniejszych przypadkach instytucja może stracić prawo do prowadzenia działalności regulowanej. |
| Publikacja Informacji o Karach | Generalny Inspektor Informacji Finansowej (GIIF) ma prawo publicznie informować o nałożonych karach, co prowadzi do poważnej utraty reputacji i zaufania klientów oraz partnerów biznesowych. |
| Odpowiedzialność Karna | Za najcięższe naruszenia (np. utrudnianie kontroli GIIF, nieuprawnione ujawnienie informacji) grożą sankcje karne, włącznie z karą pozbawienia wolności. |
Te konsekwencje są realne i coraz częściej stosowane przez organy nadzoru. Ograniczenie się do minimum AML to gra warta świeczki tylko dla przestępców – dla uczciwego biznesu to prosta droga do problemów.
Podsumowanie: AML to System, a AMLubis.pl to Narzędzie, Które Go Tworzy
Podstawowe procedury KYC i weryfikacja w rejestrach to niezbędny punkt startowy Twojego systemu AML. Jednak polska Ustawa wymaga znacznie więcej: ciągłego monitorowania, zaawansowanej analizy ryzyka, regularnej aktualizacji danych i skutecznego raportowania.
Manualne zarządzanie tymi procesami w dynamicznym środowisku biznesowym jest praktycznie niemożliwe. Nasza platforma AMLubis.pl dostarcza Ci kompleksowe, zautomatyzowane narzędzia, które pozwalają z łatwością sprostać wszystkim tym wyzwaniom, zapewniając pełną zgodność z przepisami i chroniąc Twoją firmę przed ryzykiem i dotkliwymi karami.
Nie pozwól, aby braki w procesach AML narażały Twój biznes. Zainwestuj w spokój i bezpieczeństwo, jakie daje kompleksowy system AML.
Skontaktuj się z nami i dowiedz się, jak AMLubis.pl może zautomatyzować i ułatwić Twoje obowiązki AML!
👉 Umów demo | 👉 Kontakt
Pamiętaj, że powyższy artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.