Prowadzenie biznesu w branżach regulowanych, takich jak kantory wymiany walut (również te zajmujące się kryptowalutami) czy lombardy, wiąże się z szeregiem obowiązków, w tym tymi wynikającymi z przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML/CFT). Wyzwania te stają się jeszcze bardziej złożone w przypadku sieci franczyzowych lub firm posiadających wiele rozproszonych punktów obsługi klienta. Jak skutecznie zarządzać zgodnością z AML w takiej strukturze i zminimalizować ryzyko?
Kluczowe bolączki zarządzania AML w sieciach franczyzowych i punktach wymiany
Firmy działające w modelu franczyzowym lub posiadające wiele oddziałów stają w obliczu specyficznych wyzwań AML:
- Złożoność operacyjna i egzekwowanie procedur: Zapewnienie, że personel w każdym punkcie franczyzowym lub oddziale poprawnie stosuje wszystkie wymagane procedury weryfikacji i monitorowania jest niezwykle trudne. Pracownicy mogą mieć różne poziomy doświadczenia i wiedzy, co prowadzi do niespójności i błędów ludzkich. Ręczne procesy są czasochłonne i podatne na pomyłki.
- Zarządzanie i bezpieczne przechowywanie danych: Gromadzenie, przechowywanie i zarządzanie dokumentacją AML (skany dokumentów, potwierdzenia, dane klientów) z wielu punktów w sposób bezpieczny i zgodny z przepisami jest logistycznym koszmarem. Rozproszone archiwa utrudniają dostęp do danych na potrzeby analizy czy kontroli.
- Niepewność regulacyjna: Przepisy AML, zwłaszcza te dotyczące rynków wirtualnych aktywów (jak MiCA) czy specyfiki działalności kantorowej, bywają niejasne, a wytyczne organów nadzoru (jak KNF czy GIIF) mogą budzić wątpliwości (np. w kwestii akceptowanych dokumentów tożsamości czy progów transakcyjnych). Dostosowanie procedur do dynamicznie zmieniającego się prawa wymaga ciągłego monitorowania i elastyczności.
- Ryzyko kontroli i kar: Niespójności w procedurach, błędy w weryfikacji, czy problemy z dokumentacją to prosta droga do negatywnych wyników kontroli GIIF i wysokich kar finansowych.
AMLubis: Automatyzacja AML jako rozwiązanie dla rozproszonych struktur
System AMLubis powstał, aby odpowiedzieć na te kluczowe bolączki, oferując kompleksowe rozwiązanie do automatyzacji procesów AML, szczególnie przydatne dla firm o rozproszonej strukturze:
- Automatyzacja i intuicyjne procesy: System automatyzuje większość dopuszczonych prawnie kroków weryfikacji i monitorowania. Co kluczowe, intuicyjnie prowadzi użytkownika “za rączkę” przez każdy etap procesu – od identyfikacji po ocenę ryzyka i monitoring transakcji. Dzięki temu nawet mniej doświadczeni pracownicy w poszczególnych punktach franczyzowych mogą poprawnie wykonać wszystkie wymagane czynności, zapewniając standaryzację i spójność procedur w całej sieci.
- Centralna, bezpieczna kartoteka danych: AMLubis służy jako centralne, cyfrowe repozytorium wszystkich danych i dokumentacji zebranych we wszystkich punktach sieci. Dane są bezpiecznie przechowywane, zgodne z wymogami prawnymi, co eliminuje problemy z rozproszonym przechowywaniem i ułatwia zarządzanie danymi, dostęp do nich na potrzeby analizy czy kontroli.
- Wsparcie w niepewności regulacyjnej: Platforma powstała we współpracy ze specjalistami AML i prawnikami. Chociaż nie zastępuje to indywidualnej porady prawnej, AMLubis dynamicznie dostosowuje proces w oparciu o interpretacje przepisów i doświadczenia rynkowe, oferując wsparcie i wskazówki oparte na wiedzy eksperckiej. System pomaga w prawidłowym stosowaniu przepisów i minimalizacji ryzyka błędnej interpretacji.
- Redukcja ryzyka kar i ułatwienie kontroli: Dzięki automatyzacji, standaryzacji procesów, prowadzeniu użytkownika “za rączkę” i centralnemu zarządzaniu dokumentacją, AMLubis minimalizuje ryzyko błędów ludzkich i niespójności – najczęstszych przyczyn niezgodności i kar podczas kontroli GIIF. System ułatwia szybkie dostarczenie wymaganej dokumentacji podczas audytu.
- Elastyczność i możliwość dostosowania: AMLubis jest elastyczny i konfigurowalny. Umożliwia zdefiniowanie odrębnych procesów i procedur AML dla różnych kanałów obsługi klienta i usług (np. kantor stacjonarny, bitomat, online) ze względu na różne poziomy ryzyka, pozwalając dostosować system do unikalnych potrzeb i procedur danej sieci. System wspiera również wdrożenie procedur zgodnych z nowymi regulacjami, takimi jak MiCA.
AMLubis to rozwiązanie stworzone z myślą o realiach rynku, testowane i rozwijane we współpracy z podmiotami z branży. Wybierając AMLubis, firmy z rozproszoną strukturą zyskują nie tylko narzędzie do automatyzacji, ale partnera, który pomaga zapewnić zgodność z dynamicznie zmieniającymi się przepisami AML, redukując ryzyko i optymalizując procesy operacyjne w całej sieci.
Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak AMLubis może wesprzeć zarządzanie AML w Twojej sieci franczyzowej lub punktach wymiany? Skontaktuj się z nami, aby umówić się na krótką prezentację.