Jak skutecznie wdrożyć AML w małych instytucjach płatniczych?
Obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy (AML) i finansowaniu terroryzmu (CTF) dotyczą dziś nie tylko dużych banków i instytucji finansowych, ale także mniejszych podmiotów — takich jak instytucje płatnicze, kantory, czy biura usług płatniczych. Dla wielu z nich oznacza to konieczność uporządkowania procesów, które dotąd były realizowane ręcznie, intuicyjnie lub jedynie częściowo. Poniżej przedstawiamy kluczowe obszary, na które warto zwrócić uwagę podczas wdrażania systemu AML w małej firmie.
1. Weryfikacja klientów: KYC i KYB
Pierwszym krokiem w każdej relacji biznesowej jest poznanie klienta. Proces KYC (Know Your Customer) obejmuje zbieranie danych osobowych oraz weryfikację tożsamości, często również z wykorzystaniem technologii biometrycznych. W przypadku klientów instytucjonalnych mówimy o KYB (Know Your Business), co wiąże się z analizą wpisów w rejestrach (CEIDG, KRS), identyfikacją beneficjentów rzeczywistych oraz sprawdzaniem powiązań właścicielskich.
Dobrze wdrożony proces KYC/KYB pozwala ograniczyć ryzyko nawiązania współpracy z podmiotami powiązanymi z działalnością przestępczą lub politycznie eksponowanymi.
2. Ocena ryzyka i klasyfikacja klientów
Kolejnym elementem jest przypisanie klientom poziomu ryzyka. Ocena ta powinna uwzględniać m.in. kraj pochodzenia, typ działalności, sposób nawiązywania relacji oraz historię transakcji. Celem jest wyodrębnienie klientów wymagających szczególnej uwagi oraz wdrożenie procedur dostosowanych do poziomu ryzyka (zasada „risk-based approach”).
Ocena ryzyka nie jest jednorazowym działaniem – powinna być aktualizowana w trakcie trwania relacji biznesowej, szczególnie w przypadku pojawienia się nowych informacji lub zmian w zachowaniu klienta.
3. Monitorowanie transakcji (KYT)
Znajomość klienta to jedno – równie ważna jest znajomość transakcji. KYT (Know Your Transaction) polega na bieżącej analizie przepływów finansowych. Celem jest wychwycenie nietypowych operacji, które mogą wskazywać na pranie pieniędzy lub inne nadużycia. Przykłady? Transakcje powtarzające się tuż poniżej progu raportowego, przelewy do krajów wysokiego ryzyka, nagłe zmiany w schematach płatności.
Dobry system KYT generuje alerty, pozwala ustalać reguły transakcyjne i umożliwia weryfikację operacji w czasie rzeczywistym.
4. Sprawdzanie list sankcyjnych i PEP
Każda instytucja obowiązana powinna mieć wdrożony mechanizm automatycznego sprawdzania klientów pod kątem występowania na listach sankcyjnych (np. ONZ, UE, OFAC) oraz w rejestrach PEP (osoby zajmujące eksponowane stanowiska polityczne). Tego typu sprawdzenia powinny odbywać się zarówno podczas onboardingu, jak i cyklicznie w trakcie trwania relacji z klientem.
Automatyzacja tego procesu minimalizuje ryzyko pomyłek i ułatwia dokumentowanie zgodności.
5. Raportowanie do GIIF i dokumentacja
Polskie prawo nakłada obowiązek raportowania podejrzanych transakcji oraz niektórych operacji przekraczających określone progi do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF). Warto zadbać o to, aby system AML umożliwiał szybkie generowanie i eksportowanie raportów w wymaganym formacie (np. XML, CSV), a także zapewniał pełną historię działań zgodną z wymaganiami inspekcji.
6. Szkolenia i świadomość zespołu
Najlepszy system AML nie zastąpi przeszkolonego i świadomego personelu. Pracownicy powinni znać podstawy prawa AML, rozumieć swoje obowiązki i potrafić rozpoznać sygnały ostrzegawcze. Szkolenia powinny być cykliczne i dostosowane do zakresu obowiązków danego stanowiska.
7. Integracja z innymi systemami
Małe firmy często korzystają z prostych systemów do fakturowania, CRM czy procesowania płatności. Dlatego warto wybierać narzędzia AML, które umożliwiają łatwą integrację przez API lub webhooki. Umożliwia to automatyczne przekazywanie danych do analizy i szybkie reagowanie bez konieczności podwójnego wprowadzania informacji.
Technologia jako wsparcie, nie przeszkoda
Dobrze wdrożony system AML może znacząco odciążyć zespół, ograniczyć błędy i zwiększyć efektywność działań zgodnościowych. Jednym z rozwiązań stworzonych z myślą o małych i średnich instytucjach finansowych jest AMLubis.pl — platforma, która łączy automatyzację KYC/KYB, monitorowanie transakcji, sprawdzanie list sankcyjnych i raportowanie do GIIF w jednym narzędziu. System nie wymaga umiejętności programistycznych, oferuje integrację z zewnętrznymi systemami i dostęp do wsparcia prawnego. To kompleksowe rozwiązanie, które pozwala skupić się na prowadzeniu biznesu, nie na formalnościach.
Skontaktuj się z nami i umów demo Amlubis już dziś!
👉 Umów demo | 👉 Kontakt